Descripción: Herramienta esencial para la creación de contratos, formularios de consentimiento o cuestionarios estructurados, que permite recopilar datos específicos, firmas digitales y generar documentos PDF oficiales.
¿Para qué sirve? (Ejemplos prácticos)
Úsalo para digitalizar y automatizar los procesos de recopilación de datos formales y legales.
- Adquisición de Consentimientos: Crea formularios de consentimiento (ej. privacidad, GDPR) que requieren una firma digital y el archivo automático del documento completado.
- Incorporación de Clientes: Recoge de manera estructurada todos los datos personales, fiscales y de residencia necesarios para la activación de un servicio o el registro de un nuevo cliente.
- Documentos Oficiales: Genera automáticamente documentos formales (como presupuestos aceptados o acuerdos de servicio) que pueden descargarse en formato PDF con numeración progresiva.
Funcionalidades principales
Creación y Estructuración de Formularios
El sistema permite construir el contrato o formulario en secciones distintas, cada una configurable según el tipo de información que se desea recopilar.
- Tipos de Campo Flexibles: Puedes incluir diferentes tipos de preguntas y campos:
- Respuesta a elección única (Radio Button).
- Respuesta a elección múltiple (Checkbox).
- Campos de texto libre (breve o largo).
- Campos para la adquisición de archivos (Adjuntos).
- Firma Digital: Un campo dedicado para la recogida de la firma mediante ratón o pantalla táctil.
- Contenido Visual: Inserción de bloques de texto formateado o elementos visuales (mediante editor avanzado) para explicaciones o cláusulas legales.
- Campos Obligatorios: Define qué secciones deben ser necesariamente completadas por el usuario.
- Campos Personalizados: Si los tipos estándar no son suficientes, es posible definir campos personalizados y especificar el tipo de dato esperado (texto, número, fecha, teléfono).
Gestión de las Rellenadas
El panel de gestión ofrece una visión completa de los formularios creados y las respuestas recibidas.
- Monitorización: Visualiza el nombre del contrato, el número total de rellenos, la fecha de creación y el último envío registrado.
- Archivo Detallado: Para cada respuesta, es posible ver los datos del cliente que respondió y la fecha exacta del envío.
- Revisión e Impresión: Se puede visualizar la respuesta completa directamente en pantalla o generar y descargar inmediatamente el documento en formato PDF.
Opciones del Documento
Cada contrato puede personalizarse en sus propiedades de salida:
- Numeración: Elige si numerar las respuestas utilizando solo un ID progresivo (Ej: 0001) o incluyendo el año actual (Ej: 20240001).
- Envío Múltiple: Decide si el formulario puede ser rellenado una sola vez por usuario o si se permiten envíos múltiples.
Cómo configurarlo
Las configuraciones se dividen en dos áreas principales: las opciones generales del Contrato y la configuración de cada sección individual.
Opciones de configuración del Contrato
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Nombre del Contrato | El título identificativo del formulario. |
| Slug | La dirección web única que se utilizará para acceder al formulario online (obligatorio). |
| Estado | Activa o desactiva el formulario. Si no está activo, no puede ser rellenado. |
| Envío Múltiple | Permite al cliente enviar varias respuestas al mismo formulario. |
| Visualización numeración | Ajusta el formato de la numeración progresiva de las respuestas (solo ID o Año + ID). |
Configuración de las Secciones (Campos)
Al añadir una nueva sección al formulario, es necesario definir la Tipología y sus ajustes relacionados:
Campos a Elección (Radio/Checkbox)
- Respuestas disponibles: Introduce la lista de opciones que el usuario podrá seleccionar.
Campos Datos Usuario (Datos Personales)
Estos campos están diseñados para recoger datos personales estandarizados.
- Datos requeridos: Selecciona qué información personal (Nombre, Apellido, Código Fiscal, NIF/CIF/IVA, Lugar de nacimiento, Residencia, etc.) debe solicitarse al usuario.
- Edad mínima: Establece un requisito mínimo de edad para rellenar el formulario.
Campos Personalizados
- Campos personalizados: Define los nombres de los campos que deseas recopilar. Para cada uno puedes especificar el tipo esperado (texto corto, texto largo, número, fecha, etc.).
Integraciones automáticas
El formulario está estrechamente integrado con el sistema CRM para gestión personal y con las automatizaciones comunicativas.
Sincronización Datos Cliente
Si el formulario es completado por un usuario registrado, es posible gestionar automáticamente sus datos:
- Prellenado Campos: Usa los datos ya presentes en la ficha del cliente (ej. dirección, email) para completar automáticamente los campos del contrato acelerando su cumplimentación.
- Registro y Actualización: Mapea los campos del formulario (ej. NIF/CIF/IVA, dirección fiscal) directamente sobre los campos del perfil cliente. Así, completar el contrato actualiza o registra automáticamente los datos del cliente en el sistema.
Envío Automático Emails
Tras cada cumplimentación, el sistema puede enviar notificaciones automáticas:
- Notificación al Cliente: Envía una copia confirmatoria o el documento PDF generado al cliente que ha completado el formulario.
- Notificación al Operador: Envía una notificación interna (al correo electrónico configurado del operador) para avisar que se ha recibido un nuevo envío.
Diferencias clave
Esta herramienta es ideal para recopilar datos estructurados y generar documentos formales (como contratos o formularios legales). Si tu objetivo es solo recoger opiniones simples o feedbacks básicos podrías preferir la herramienta Encuestas; mientras que para documentos que requieren validación legal y archivo firme esta opción es la correcta.
