Descripción: Esta herramienta es el centro neurálgico para la gestión completa de todas las transacciones y pedidos generados por el sistema o creados manualmente. Permite monitorear el estado, gestionar los detalles logísticos y comunicarse con el cliente.
¿Para qué sirve? (Ejemplos prácticos)
Utiliza la Gestión de Ventas y Pedidos para:
- Rastrear el estado de cada compra: Visualiza rápidamente si un pedido está pagado, en preparación, enviado o reembolsado, gestionando en consecuencia el inventario.
- Crear pedidos manuales: Registra ventas telefónicas o en sede, ingresando los productos directamente en el carrito y asignando el cliente correcto.
- Gestionar la logística: Introduce los datos de envío, la empresa de transporte utilizada y el código de seguimiento para informar al cliente.
- Importar datos externos: Carga grandes volúmenes de pedidos preexistentes o desde otras plataformas mediante la herramienta específica de importación CSV.
Funcionalidades principales
Listado y Búsqueda de Pedidos
La pantalla principal muestra una lista completa de los pedidos con la posibilidad de filtrar y buscar por:
- ID del pedido, Cliente, Total, Estado del pago y Estado del pedido.
- Método de pago y Método de envío utilizados.
- Etiquetas asignadas, Operador que gestionó el pedido y Origen (fuente del lead).
Creación y Modificación de Pedido
Cuando se crea o modifica un pedido, están disponibles las siguientes opciones:
- Selección Cliente y Operador: Asocia el pedido a un cliente existente o, si es necesario, crea un nuevo cliente. También es posible asignar un operador interno responsable de la venta.
- Datos de Facturación y Envío: Visualiza y modifica los datos personales y las direcciones. Es posible copiar los datos de facturación al portapapeles con un solo clic o usar los mismos datos para el envío.
- Gestión del Carrito: Herramienta interactiva para añadir, eliminar o modificar productos, cantidades y aplicar cupones usados. El total se actualiza en tiempo real.
- Notas: Añade notas internas al pedido, visibles solo para los operadores.
Gestión Logística y Tracking
- Método de Envío: Selecciona la empresa transportista utilizada desde la lista predefinida o introduce un nombre personalizado.
- Datos de Seguimiento: Introduce el código de tracking para permitir al cliente monitorizar la entrega.
Estados y Pagos
- Estado del Pedido: Modifica el estado (ej. en proceso, enviado, completado) con un sistema de notificación que puede enviar un correo electrónico automático al cliente.
- Historial de Estado: Visualiza la secuencia de todas las actualizaciones del estado que ha sufrido el pedido a lo largo del tiempo.
- Estado del Pago: Establece si el pedido está "Pagado" o "No pagado".
- Gestión de Reembolsos: Si el pedido fue pagado mediante un proveedor externo compatible, es posible iniciar el procedimiento de reembolso directamente desde el panel de gestión.
Etiquetas y Clasificación
- Etiquetas (Tagging): Asigna etiquetas personalizadas al pedido para una mejor organización y segmentación.
Cómo se configura
Las opciones de configuración están disponibles directamente en la pantalla de modificación del pedido:
| Campo / Sección | Propósito | Notas |
|---|---|---|
| Seleccionar cliente | Asocia el pedido con la ficha del cliente. | Si el cliente no está presente, se crea automáticamente según los datos de facturación. |
| Seleccionar usuario | Asigna el pedido a un operador o vendedor interno. | Útil para rastrear la responsabilidad de la venta. |
| Método de pago | Define cómo se realizó o realizará el pago. | La lista es gestionable desde las configuraciones de facturación. |
| Método de envío | Define la empresa transportista y tipo de envío. | Seleccionable solo si hay métodos de envío configurados. |
| Transportista y Tracking | Ingreso del nombre del transportista y código de seguimiento. | Necesario para estados del pedido relacionados con el envío. |
| Etiquetas | Asigna una o más etiquetas al pedido. | Útil para organización interna (ej. "Alta prioridad", "Problema"). |
Integraciones automáticas
El módulo Gestión de Ventas y Pedidos se integra automáticamente con diversas áreas del sistema para garantizar un flujo eficiente:
Actualización Inventario
Cuando se modifica el estado de un pedido (por ejemplo, de "En espera" a "Enviado" o "Cancelado"), el sistema solicita confirmación para actualizar automáticamente la disponibilidad de productos en almacén, descontando o restaurando stock.
Comunicaciones Automáticas
- Envío Email Estado: Cada vez que se actualiza el estado del pedido, el sistema puede enviar un email notificando al cliente (y/o a los administradores) sobre el cambio.
- Reenvío Link Pago: Para pedidos no pagados, es posible generar y enviar nuevamente por email el enlace directo para realizar el pago.
Gestión Clientes
- Creación Ficha Cliente: La introducción de un nuevo pedido con datos fiscales crea o actualiza automáticamente la ficha del cliente.
- Asignación Etiquetas Cliente: Si está habilitado, la compra de un producto puede activar la asignación automática de etiquetas a la ficha del cliente.
Documentos para Impresión
- Impresión Recibos y Documentos: Es posible imprimir el pedido en varios formatos (ej. Recibo A4 para archivo o Recibo 80mm para puntos venta/POS) directamente desde la pantalla edición o en lote desde la lista.
Automatizaciones Marketing
La creación de un nuevo pedido actúa como trigger para cualquier automatización marketing configurada, permitiendo iniciar secuencias automáticas por email u otras acciones.
