Descripción: Sistema completo para la gestión de citas, visualización del calendario interno y creación de interfaces de reserva automática para los clientes.
¿Para qué sirve? (Ejemplos prácticos)
- Úsalo para gestionar de manera centralizada todas las citas y consultas de tu equipo, visualizando la disponibilidad en tiempo real.
- Permite a los clientes reservar autónomamente servicios, sesiones o recursos directamente desde tu sitio web, respetando los límites de horario y disponibilidad de los operadores.
- Automatiza el envío de recordatorios por email o SMS antes del inicio de una cita para reducir las tasas de inasistencia (no-show).
Funcionalidades principales
1. Gestión del Calendario (Área Reservada)
El calendario es el centro de control para tu equipo y ofrece diferentes modos de visualización:
- Visualizaciones: Puedes cambiar entre vista Mensual, Semanal, Diaria o por Operador (recurso).
- Creación y Edición Rápida: Haciendo clic o arrastrando en un horario libre, puedes crear una nueva cita. Haciendo clic en un evento existente, puedes modificar sus detalles.
- Movimiento Flexible: Es posible arrastrar y redimensionar las citas directamente en el calendario. Si se modifica el horario, el sistema preguntará si enviar una notificación de cambio de fecha al cliente.
- Etiquetas y Colores: Asigna etiquetas coloreadas (configurables en ajustes) a las citas para una rápida categorización.
- Detalles de la Cita: Cada cita incluye título, fecha/hora, notas, operador asignado, cliente vinculado y configuraciones específicas de notificación.
2. Formularios de Reserva (Servicios Ofrecidos)
Los Formularios de Reserva definen los servicios que tus clientes pueden reservar:
- Duración e Intervalos: Define la duración estándar de la cita (ej. 30 minutos) y el intervalo entre un espacio reservable y otro.
- Asignación de Operadores: Vincula el formulario a uno o más operadores disponibles. Puedes definir si los operadores tienen horarios separados o si el cliente puede elegir el operador.
- Límites de Reserva: Establece restricciones sobre la disponibilidad:
- Número máximo de citas por hora (límite horario).
- Número máximo de citas por día, semana o mes.
- Límite máximo total de reservas para ese servicio.
- Disponibilidad Temporal: Define un intervalo de fechas (fecha inicio y fin) en que el servicio está disponible para reserva.
- Integración con Formulario/Checkout: Especifica qué formulario de contacto o proceso de checkout debe mostrarse al cliente después de elegir fecha y hora (necesario si el servicio tiene costo).
3. Interfaz de Reserva (Frontend)
El bloque de reserva que insertas en el sitio guía al cliente a través de un proceso paso a paso:
1. Selección del Servicio: El cliente elige el tipo de cita (si hay más de uno configurado).
2. Selección del Operador: Si está habilitado, el cliente escoge al operador.
3. Selección Fecha: Se muestra un calendario que resalta solo los días con disponibilidad.
4. Selección Horario: Se muestran los espacios horarios precisos aún disponibles para la fecha seleccionada.
5. Completar/Pago: El cliente completa la reserva mediante un formulario de contacto o realiza el pago vía checkout.
Cómo se configura
| Sección de Configuración | Opciones Principales | Propósito |
|---|---|---|
| Generales | Horarios apertura/cierre | Define la disponibilidad horaria global del calendario. |
| Formato visualización | Personaliza cómo se muestran las citas en el calendario interno (ej. [Operador] Título (Cliente)). | |
| Permalink Formularios | Define la página padre para las URLs públicas de los formularios de reserva. | |
| Etiquetas | Lista etiquetas | Crea y gestiona etiquetas coloreadas para asignar a las citas para mejor organización visual. |
| Área Cliente | Activación Sección | Hace visible la página "Mis Citas" en el área reservada para clientes. |
| Texto introductorio | Personaliza el mensaje mostrado a los clientes en la sección citas. |
Integraciones automáticas
1. Automatizaciones de Marketing (Pipeline)
El calendario se integra con la plataforma de automatización para disparar acciones o reaccionar a eventos:
| Trigger (Evento Desencadenante) | Descripción |
|---|---|
| Cita reservada | Se activa inmediatamente después que un cliente completa una reserva. |
| Cita cancelada | Se activa cuando una cita es anulada (por cliente u operador). |
| Inicio próximo cita | Se activa cuando la cita está próxima (configurable en horas previas, útil para recordatorios). |
| Cita iniciada | Se activa a la hora exacta del inicio (útil para seguimiento post-servicio). |
Acción Automática:
- Crear cita: Inserta automáticamente una nueva cita en el calendario para un cliente específico usando una fecha fija, relativa (ej. "+1 week") o un campo dinámico (shortcode).
2. Área Cliente
- Los clientes pueden visualizar una lista con sus citas futuras y pasadas.
- Si el Formulario lo permite, el cliente puede cancelar autónomamente una cita futura mediante un enlace dedicado.
3. Herramientas de Comunicación e Informes
- Emails Transaccionales: Se envían emails automáticos con resumen, recordatorio y cancelación tanto al cliente como al operador asignado. Los contenidos son completamente personalizables.
- Reportes: Hay disponible una fuente dedicada para crear reportes analíticos sobre: número total de citas, duración media, distribución por formulario y operador.
- Chatbot y API: Funciones dedicadas permiten que herramientas externas (como chatbots) consulten disponibilidad y creen citas en el sistema.
4. Bloques Visuales (Visual Builder)
Además del bloque principal de reserva, está disponible el bloque:
- Agregar al Calendario: Crea un botón que permite a los usuarios añadir un evento (con título, descripción y horario predefinidos) directamente a su calendario personal (ej. Google Calendar).
Diferencias clave
El módulo Calendario e Reservas está específicamente diseñado para gestionar servicios temporales (con duración y horario definido) y la disponibilidad humana (operadores). No es simplemente una lista eventos sino un sistema completo para gestión capacidad.
