Descripción: Esta herramienta permite definir reglas precisas para asignar automáticamente los nuevos clientes (o los clientes existentes que cumplen ciertas condiciones) a los operadores o equipos de referencia dentro del sistema.
¿Para qué sirve? (Ejemplos prácticos)
Utiliza la Asignación automática de clientes para optimizar el flujo de trabajo y garantizar que cada contacto sea gestionado por la persona adecuada.
- Balanceo de carga: Distribuye equitativamente los nuevos leads entre los miembros del equipo de ventas, evitando que un solo operador esté sobrecargado.
- Especialización: Asigna automáticamente los clientes que provienen de una campaña de marketing específica (lista) o que tienen una etiqueta determinada (ej. "VIP") a operadores especializados en ese segmento.
- Gestión de capacidad: Establece límites máximos de clientes que un operador puede gestionar, asegurando que la asignación se detenga cuando se alcance la capacidad.
Funcionalidades principales
1. Asignación automática basada en reglas
Es posible definir uno o más criterios de asignación que se ejecutan cada vez que se inserta un nuevo cliente o cuando ocurren determinadas acciones de marketing.
- Criterios múltiples: Cada criterio puede basarse en:
- La pertenencia a Listas específicas de marketing.
- La aplicación de Etiquetas específicas al contacto.
- El cumplimiento de Condiciones complejas (mediante el Query Builder).
- Destinatarios: La asignación puede dirigirse a Usuarios específicos o a todos los usuarios que desempeñan ciertos Roles.
- Rotación (Round-Robin): Si está habilitada, el sistema asigna los clientes en secuencia a los usuarios disponibles, garantizando una distribución uniforme. Si está deshabilitada, el cliente se asigna a todos los usuarios definidos en el criterio.
2. Límites de capacidad por operador
Cada operador puede tener un límite máximo de clientes que puede gestionar simultáneamente. Si un operador alcanza este límite, queda excluido de la rotación automática hasta que libere espacio.
3. Integración con Pipeline (si está activo)
Si el módulo Pipeline está activo, es posible definir límites de capacidad específicos para cada grupo de Pipeline. El operador queda excluido de la asignación si ha alcanzado el límite de contactos en una fase específica de trabajo.
4. Asignación manual masiva
Permite iniciar un proceso de asignación único sobre un grupo de clientes existentes (filtrados por Listas o Etiquetas), útil para reorganizar la propiedad de los leads.
Cómo se configura
La configuración está dividida en dos áreas: las Reglas Globales (en el panel principal del módulo) y las Opciones para el Operador (en el panel de gestión de usuarios).
1. Configuración de las Reglas Globales (Asignación automática)
Esta sección define cómo y a quién el sistema debe asignar los clientes. Es posible agregar varios criterios de asignación, que se ejecutan en orden.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Criterio de asignación | Elige si filtrar los clientes según Listas de marketing, Etiquetas de usuario o Condiciones complejas. |
| Selecciona listas/etiquetas/condiciones | Define los filtros específicos que el cliente debe cumplir para entrar en este criterio. |
| ¿A qué usuarios deseas asignar...? | Selecciona los operadores específicos que recibirán los clientes. |
| ¿A qué roles deseas asignar...? | Selecciona los roles (ej. "Vendedores Junior") que recibirán los clientes. |
| Asignar por rotación | Si está marcado, el sistema distribuye los clientes uno por uno entre los usuarios disponibles, respetando sus límites de capacidad. Si no está marcado, asigna el cliente a todos los usuarios y roles seleccionados. |
2. Configuración de los Límites por Operador (Gestión de Usuarios)
Estas configuraciones se encuentran en la sección "Asignación automática de clientes" dentro del perfil de cada operador.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Límite total de clientes asignables | El número máximo de clientes que el operador puede tener a cargo. Si se alcanza este límite, el operador queda excluido de la rotación automática. |
| Asignación Pipeline | Si el módulo Pipeline está activo, es posible habilitar grupos específicos de Pipeline y establecer un Límite de contactos simultáneos para cada uno. Esto limita el número de contactos que el operador puede tener en esa fase específica de trabajo. |
3. Asignación Manual
Esta sección permite realizar una asignación masiva sobre clientes ya presentes en el sistema.
1. Criterio de asignación: Selecciona si filtrar los clientes según Listas o Etiquetas.
2. Selecciona listas/etiquetas: Define el grupo de clientes objetivo.
3. Usuarios destinatarios: Selecciona los operadores a quienes se asignarán los clientes.
4. Comportamiento con los propietarios actuales:
- Mantener solo los nuevos propietarios: Los antiguos propietarios son removidos.
- Mantener tanto los antiguos como los nuevos propietarios: Los nuevos operadores se añaden a la lista de propietarios existentes.
5. Haz clic en Asignar leads para iniciar el proceso.
Integraciones automáticas
El módulo opera de forma invisible en segundo plano, reaccionando a eventos clave del sistema.
Asignación inmediata
La asignación automática se ejecuta inmediatamente cuando:
- Se inserta un nuevo cliente en el sistema.
- Una automatización de marketing o una campaña específica activa un disparador de asignación.
Enrutamiento automático de comunicaciones
En la sección "Configuración > Email" del módulo está disponible la opción:
- Enviar las solicitudes a los operadores en lugar del admin del sitio: Si está habilitada, cuando un cliente envía una comunicación (ej. mediante el sistema de mensajería interna), el sistema verifica quién es el propietario asignado a ese cliente y enruta la conversación directamente a él, en lugar del administrador general.
Diferencias clave
Esta herramienta es fundamental para la gestión de la carga de trabajo y la distribución equitativa. A diferencia de la simple asignación manual, la Asignación automática de clientes garantiza que los contactos se distribuyan según reglas predefinidas y, sobre todo, teniendo en cuenta la capacidad de gestión de cada operador.
