Descripción: Herramienta esencial para monitorear, registrar y gestionar de manera proactiva las fechas de vencimiento de servicios, contratos o productos suministrados a los clientes.
¿Para qué sirve? (Ejemplos prácticos)
- Evitar pérdidas de facturación: Llevar un seguimiento organizado de las fechas de renovación de los contratos de asistencia anual, licencias de software o suscripciones, garantizando un llamado oportuno.
- Mejorar la experiencia del cliente: Proporcionar a los clientes una visión clara y accesible de sus servicios activos y la posibilidad de renovarlos rápidamente desde su área privada.
- Automatizar la comunicación: Configurar el envío automático de recordatorios por correo electrónico antes de que un servicio venza, reduciendo la carga de trabajo manual.
Funcionalidades principales
- Gestión detallada de operaciones: Permite agregar, modificar o eliminar vencimientos específicos para cada cliente. Es posible registrar detalles importantes como el artículo o servicio, la cantidad, el importe, las notas, la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.
- Renovación automática: Cuando un cliente renueva un servicio (por ejemplo, mediante el carrito y el checkout), el sistema calcula automáticamente la nueva fecha de vencimiento según la duración definida para ese servicio (días, semanas, meses o años).
- Resumen financiero del cliente: En la ficha de cada cliente se muestran resúmenes rápidos que indican el capital total relativo a los vencimientos activos y a los finalizados.
- Reportes avanzados: Es posible generar informes operativos detallados sobre los vencimientos, con la opción de filtrar los datos por intervalos de fecha de inicio y vencimiento.
- Seguimiento de acciones: Permite registrar y visualizar en el dashboard las acciones realizadas sobre los clientes, con la opción de marcar las actividades de llamado como completadas.
Cómo se configura
La configuración principal se realiza mediante el panel de ajustes del módulo. Estas opciones definen los conjuntos estándar de datos que pueden usarse para categorizar los vencimientos.
| Opción de configuración | Descripción |
|---|---|
| Proveniencias | Define una lista de posibles fuentes u orígenes para tus vencimientos. |
| Istituti bancari | Define una lista de institutos o entidades relacionadas con los vencimientos (si aplica a tu sector). |
| Productos | Define una lista estándar con nombres de productos o servicios sujetos a vencimiento. |
Integraciones automáticas
Este módulo se conecta automáticamente con otras áreas del sistema para optimizar la gestión de vencimientos.
Área Administrativa (Dashboard y Fichas Clientes)
- Widget "Renovaciones próximas": Muestra una lista inmediata de los vencimientos que ocurrirán en los próximos 7 días, permitiendo al equipo intervenir rápidamente.
- Widget "Por hacer hoy": Visualiza las acciones registradas en el historial del cliente para el día actual, permitiendo marcarlas como completadas con un solo clic.
- Nueva columna "Fecha del llamado": Añade una columna en la tabla principal de clientes que indica la fecha de la última acción registrada para llamado, facilitando el seguimiento.
- Pestaña "Vencimientos" en la ficha del cliente: Añade una sección dedicada dentro del perfil del cliente para visualizar el historial completo de todas las operaciones y agregar nuevos vencimientos con un botón dedicado.
Área Cliente (Frontend)
- Sección "Mis vencimientos": Los clientes pueden acceder a una sección dedicada en su área privada donde visualizan todos los servicios activos, la fecha de vencimiento y los días restantes.
- Renovación rápida: Si un vencimiento es inminente (en menos de 30 días), el cliente puede hacer clic en un botón para proceder directamente al checkout y renovar el servicio.
Automatizaciones y Comunicaciones
- Envío automático por email de recordatorios: El sistema envía automáticamente correos electrónicos notificando a los clientes varios días antes del vencimiento (los días son configurables en el módulo Membership).
- Notificación por vencimiento concluido: Si un servicio vence sin ser renovado, el sistema envía un correo electrónico avisando y activa un trigger específico en el sistema Marketing Automation. Esto permite iniciar campañas dirigidas (por ejemplo, una secuencia de emails para recuperar al cliente).
