Descripción: Esta herramienta permite generar, gestionar y enviar automáticamente documentos fiscales (como facturas, presupuestos y proforma) directamente desde las ventas y los pedidos del sistema, sincronizándose con el servicio Fatture in Cloud.
¿Para qué sirve? (Ejemplos prácticos)
Utiliza la integración Fatture in Cloud para:
- Automatizar la facturación: Crea y envía automáticamente una factura al cliente tan pronto como se registre el pago del pedido.
- Centralizar la gestión documental: Genera presupuestos o proformas directamente desde la ficha del pedido, manteniendo todos los documentos vinculados en un solo lugar.
- Convertir los documentos: Transforma un presupuesto aceptado en una factura con un solo clic, sin necesidad de volver a ingresar los datos.
Funcionalidades principales
Gestión de Documentos por Pedido
Dentro de cada ficha de pedido, está disponible un panel dedicado para la gestión de documentos fiscales:
- Creación de Documento: Permite seleccionar el tipo de documento (Factura, Presupuesto, Proforma o Documento de Transporte) y generarlo inmediatamente, sincronizándolo con Fatture in Cloud.
- Visualización y Enlace: Si el documento ha sido generado, es posible visualizar el enlace directo para consultarlo en la plataforma Fatture in Cloud.
- Conversión de Documento: Permite convertir un documento existente en otro tipo (por ejemplo, un Proforma en una Factura), actualizando automáticamente la referencia.
- Eliminación de Documento: Permite eliminar el documento tanto del sistema como de la plataforma Fatture in Cloud.
- Estado de Envío: Indica si y cuándo el documento fue enviado al cliente vía email.
Herramientas de Envío y Personalización
Antes del envío, es posible acceder a una pantalla de configuración avanzada:
- Personalización del Email: Utiliza un editor para modificar el título y el cuerpo del mensaje email que acompañará al documento.
- Destinatarios Personalizados: Añade o modifica las direcciones email y números telefónicos de los destinatarios, incluso si son diferentes a los del cliente registrado.
- Envío SMS: Habilita el envío de una notificación SMS personalizada, seleccionando el remitente y modificando el texto del mensaje.
- Programación de Envío (Facturas): Para las facturas aún no enviadas a Fatture in Cloud, es posible programar el envío automático tan pronto como el pedido reciba el pago.
- Shortcodes: Utiliza variables predefinidas (como nombre del cliente, URL del pedido, detalles de productos) para personalizar dinámicamente el contenido del email y del SMS.
Cómo se configura
Las configuraciones básicas son accesibles en el panel de configuración del plugin.
| Opción de Configuración | Descripción |
|---|---|
| Rivalsa INPS | Si está activa, aplica automáticamente la rivalsa INPS (4%) a todas las facturas generadas. |
| Ignorar campos obligatorios | Permite generar documentos incluso si el cliente no ha proporcionado NIF o Código Fiscal (útil para ventas internacionales o casos específicos). |
| Envío automático de facturas | Habilita la generación y envío automático de facturas al recibir el pago (ver sección Integraciones). |
| Aplicar marca fiscal | Si está activa, añade automáticamente la marca fiscal (2€) a todas las facturas con importe superior a 77,47 €. |
| Numeración personalizada | Permite añadir un sufijo a la numeración de los documentos (ej. 1/A, 2/A). |
| Configuración impuestos | Mapea las tasas IVA utilizadas en el sistema con los códigos impositivos correspondientes en Fatture in Cloud. Esta configuración es obligatoria para generar los documentos. |
| Configuración pagos | Asocia los métodos de pago usados en el sistema (ej. Tarjeta de Crédito, Transferencia) con los métodos registrados en Fatture in Cloud. |
| Notas predefinidas | Texto predeterminado que se insertará en el campo "Notas" de cada nuevo documento generado. |
Integraciones automáticas
Sincronización automática de pedidos pagados
Si la opción "Envío automático de facturas" está activa en las configuraciones, el sistema realiza una comprobación regular y automática:
1. Detección Pago: Cuando un pedido resulta pagado y aún no tiene un documento fiscal asociado.
2. Generación Factura: Se crea una nueva Factura (o el documento configurado como plantilla) utilizando los datos del pedido y del cliente.
3. Sincronización y Envío: La factura se sincroniza inmediatamente con Fatture in Cloud y se envía al cliente vía email (y SMS si está configurado).
Gestión de pagos
Cuando se registra un pago parcial o total sobre un pedido:
- El sistema actualiza automáticamente el estado del documento fiscal vinculado, registrando el importe pagado.
- Si el importe cubre totalmente al documento, su estado se actualiza a "pagado" y la información se sincroniza con Fatture in Cloud.
Envío automático de emails
El plugin utiliza una plantilla email dedicada ([DOCUMENTO] Nuovo Documento) que puede ser personalizada en el área de gestión de emails. Esta plantilla se usa para enviar al cliente el documento generado.
Nota: Si el documento fue sincronizado con Fatture in Cloud, el envío del email lo gestiona directamente la plataforma Fatture in Cloud para asegurar el adjunto correcto y la trazabilidad.
Diferencias clave
Esta herramienta está diseñada para la gestión fiscal y contable de tus pedidos. Úsala para crear documentos oficiales (Facturas, Proformas) que deben ser registrados en tu contabilidad. No está destinada a simples comunicaciones resumen de pedidos; para eso deberías usar las plantillas normales de notificación del sistema.
