Descripción: Herramienta dedicada a la gestión y seguimiento de los contactos entrantes (leads), permitiendo a los operadores registrar las interacciones y monitorear el estado de avance de los potenciales clientes.
¿Para qué sirve? (Ejemplos prácticos)
Esta herramienta es fundamental para las empresas que gestionan un alto volumen de contactos telefónicos o interacciones iniciales, ya que permite:
- Estandarizar el registro: Garantiza que todas las interacciones con los leads se registren de manera uniforme utilizando modelos de nota predefinidos.
- Gestionar la cola de trabajo: Proporciona a los operadores una cola de trabajo clara, dando prioridad a los leads aún no contactados y reservando a los clientes al primer operador que los toma.
- Analizar el desempeño: Medir la eficacia de las actividades de contacto y analizar las tasas de cierre (leads cerrados) por operador y franja horaria.
Funcionalidades principales
Gestión y Navegación de Leads
El módulo ofrece una interfaz dedicada para visualizar y navegar entre los clientes que forman parte del flujo.
- Prioridad a Nuevos Contactos: El sistema ordena automáticamente a los clientes, mostrando primero aquellos que aún no han recibido ninguna interacción o nota registrada en el Flujo de Clientes.
- Búsqueda Avanzada: Es posible buscar rápidamente contactos por nombre, correo electrónico o número telefónico.
- Asignación Automática (Reserva): Si esta función está activa para tu rol, el cliente se reserva al primer operador que inserta una nota, evitando que varias personas trabajen sobre el mismo lead simultáneamente.
- Seguimiento del Estado: Para cada cliente, se muestra la última nota registrada y la indicación si el lead ha sido cerrado o sigue en proceso.
Herramientas para el Operador
Durante el registro de una nota (historial del cliente), están disponibles herramientas para acelerar la entrada de datos:
- Notas Predefinidas: Se puede seleccionar rápidamente una nota guardada previamente (modelo) mediante un botón "Notas predefinidas".
- Etiquetado Automático: El uso de modelos específicos de notas predefinidas puede activar la asignación automática de etiquetas (tags) al cliente (ej. 'Llamar nuevamente', 'No Interesado'), facilitando la segmentación.
Reportes Detallados
El módulo añade una fuente completa de datos a la sección Reportes, permitiendo analizar el flujo de trabajo:
- Métricas de Contacto: Muestra el número total de llamadas registradas, los leads únicos contactados y el número de leads cerrados.
- Análisis por Operador: Agrupa los datos por operador para monitorear el desempeño individual.
- Clasificación de Resultados: Analiza la distribución de resultados de las llamadas (Positivo, Negativo, Parcial, No Clasificado).
- Filtros Temporales: Permite filtrar los datos según la fecha de las llamadas.
Cómo configurarlo
Las configuraciones del Flujo de Clientes se encuentran en el panel de configuración del plugin.
Configuraciones Generales
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Mostrar solo si están presentes en las siguientes listas | Filtra los clientes que aparecerán en la sección "Flujo clientes", incluyendo solo aquellos inscritos en las Listas Marketing seleccionadas. |
| Seleccionar la información a mostrar | Permite elegir qué información adicional del cliente (ej. listas newsletter a las que está suscrito) debe mostrarse en la interfaz del Flujo Clientes. |
| Reservar cliente al primer operador que inserta una nota | Selecciona los roles usuarios para los cuales debe estar activa la función de asignación automática (reserva) del lead. |
Notas Predefinidas
Esta sección permite crear y gestionar modelos estándar de notas que los operadores pueden aplicar rápidamente.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | El nombre del modelo de nota (ej. "Llamada exitosa"). |
| Nota | El texto completo de la nota que se insertará al momento de seleccionarla. |
| Asignación etiquetas | Las etiquetas cliente que se aplicarán automáticamente cuando esta nota sea utilizada. |
Reportes mediante AI
Esta sección gestiona la integración con Inteligencia Artificial para el análisis automático de notas.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Habilitar reporte mediante AI | Activa el proceso automático que analiza el contenido reciente de las notas y asigna un estado de avance (Positivo, Negativo, Parcial, No Clasificado) sin intervención manual. |
| Clave OpenAI | Requiere que la clave API OpenAI esté configurada en la sección "Gestionar claves API" del sistema. |
Integraciones automáticas
El Flujo Clientes se integra con diversas áreas del sistema para automatizar procesos y mejorar el análisis de datos.
Segmentación y Automatización
El módulo introduce una nueva condición filtro en la gestión de clientes y listas:
- Filtro Estado Lead: Es posible segmentar a los clientes según su estado en el flujo:
- Ninguno: Nunca ha tenido interacciones registradas en el Flujo Clientes.
- En proceso: Ha tenido interacciones pero el lead aún no está cerrado.
- Completado: El lead ha sido cerrado.
Clasificación Automática (AI)
Si la función AI está habilitada, el sistema ejecuta operaciones automáticas programadas que analizan periódicamente las notas recientes ingresadas por los operadores. La AI clasifica el resultado de la llamada (por ejemplo, Positivo o Negativo) y guarda este estado para su uso en reportes, asegurando que los datos estén siempre actualizados.
Etiquetado Automático
Cuando un operador utiliza una nota predefinida que incluye la Asignación etiquetas, las etiquetas especificadas se aplican inmediatamente al cliente. Esto puede desencadenar otras automatizaciones del sistema (ej. envío específico secuenciado automático).
