Descripción: Este módulo permite sincronizar automáticamente o manualmente los pedidos completados y los datos relacionados de los clientes desde tu sistema a Zoho Books, el software de contabilidad y facturación.
¿Para qué sirve? (Ejemplos prácticos)
Utiliza la integración Zoho Books para automatizar el flujo de trabajo contable y garantizar que tus registros financieros estén siempre actualizados.
- Generación automática de facturas: Transfiere los pedidos pagados directamente a Zoho Books sin tener que ingresar manualmente los datos.
- Gestión centralizada de clientes: Asegura que los datos de facturación y contacto de tus clientes sean coherentes entre tu e-commerce y tu sistema contable.
- Monitoreo del estado: Revisa rápidamente dentro del panel de pedidos si un documento ha sido sincronizado con éxito en Zoho.
Funcionalidades principales
Gestión de documentos
El módulo opera directamente dentro de la ficha detallada de cada pedido (en la sección "Zoho Books" de la barra lateral).
- Generación de nuevas facturas: Si el pedido aún no ha sido sincronizado, es posible generar el borrador de factura en Zoho Books con un solo clic.
- Actualización de documentos: Si se modifican los datos del pedido local, se puede actualizar la factura existente en Zoho Books para reflejar los cambios.
- Eliminación remota: Es posible eliminar el documento desde Zoho Books directamente desde el panel de gestión del pedido.
- Visualización del estado: En la lista general de pedidos, se añade una columna que muestra el número de factura de Zoho Books, si está presente, para una rápida comprobación.
Datos transferidos
Durante la sincronización, el sistema transfiere los siguientes datos:
- Cliente: Si el cliente no existe en Zoho Books (búsqueda por email o nombre), se crea un nuevo contacto. Si existe, se actualizan los datos de facturación.
- Detalles factura: La fecha, la referencia (basada en el ID del pedido local) y el estado (establecido como Borrador en Zoho Books).
- Líneas producto: Cada producto, su cantidad, precio unitario y descripción se transfieren como línea de factura.
- Impuestos (IVA): Las tasas IVA aplicadas a los productos se asignan automáticamente a las tasas configuradas en tu cuenta Zoho Books.
- Descuentos y cupones: Los descuentos aplicados al pedido se transfieren como una línea negativa separada en la factura.
Cómo configurarlo
Para activar la sincronización es necesario conectar tu cuenta Zoho Books y configurar las opciones principales.
1. Conexión OAuth
Este procedimiento autoriza al módulo a comunicarse con tu cuenta Zoho Books.
| Opción | Descripción | Acción |
|---|---|---|
| Estado Conexión | Indica si el plugin está autorizado. | Haz clic en Conectar y sigue las instrucciones de Zoho para autorizar el acceso. |
2. Opciones de configuración
Después de establecer la conexión, es necesario completar los siguientes campos.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Data Center | Selecciona el dominio del centro de datos donde reside tu cuenta Zoho (ej. .eu para Europa, .com para Global). |
| Organization ID | Introduce el ID único de tu organización en Zoho Books. Este dato es obligatorio para la creación de documentos. |
3. Envío automático
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Habilitar envío automático | Si está habilitado, el sistema sincronizará automáticamente y programadamente todos los nuevos pedidos pagados, creando el borrador de factura en Zoho Books. |
Integraciones automáticas
Sincronización automática de pedidos pagados
Si la opción "Envío automático" está activa en las configuraciones, el sistema realiza una verificación automática cada 10 minutos.
Esta operación programada busca pedidos recientes que han sido pagados pero que aún no están registrados en Zoho Books, y los sincroniza automáticamente. Esto garantiza que tus facturas se generen oportunamente sin intervención manual.
Actualización automática del token
El sistema gestiona autónomamente la renovación del token de acceso (OAuth) a Zoho Books, asegurando que la conexión permanezca activa incluso después del vencimiento horario del token, siempre que se haya proporcionado un refresh token durante la primera conexión. No es necesario intervenir manualmente para mantener activa la conexión.
