Descripción: Este módulo permite definir una lista de documentos necesarios que los clientes pueden cargar directamente desde su área reservada. Facilita la recopilación, gestión y archivo de archivos importantes relacionados con cada usuario.
¿Para qué sirve? (Ejemplos prácticos)
Usar la herramienta Documentos clientes es fundamental para la incorporación y la gestión del cumplimiento:
- Recopilación de documentos legales: Solicita automáticamente documentos de identidad, certificados registrales o contratos firmados a los nuevos clientes durante el registro o en un momento posterior.
- Gestión del cumplimiento: Asegúrate de que cada cliente haya cargado las certificaciones o licencias necesarias antes de poder acceder a determinados servicios.
- Archivo centralizado: Visualiza y gestiona todos los documentos de un cliente en una única sección dedicada dentro del panel de administración.
Funcionalidades principales
1. Definición de los documentos
El administrador puede crear una lista ilimitada de tipos de documentos requeridos (ej. "Documento de Identidad", "Contrato Firmado", "Certificado de Residencia").
2. Modalidades flexibles de carga
Para cada documento definido, es posible configurar la modalidad de carga:
- Opcional: El cliente puede elegir si cargarlo o no.
- Requerido: El cliente está obligado a cargar el archivo.
- Cargable solo por administradores: El documento es visible para el cliente, pero solo el personal interno puede cargarlo o modificarlo.
3. Solicitud de datos adicionales
Además del archivo, es posible solicitar al cliente que ingrese información textual relacionada (ej. "Fecha de vencimiento", "Número de protocolo"). Estos campos de texto son definidos por el administrador y se muestran al cliente en el momento de la carga.
4. Gestión lado cliente (Área Reservada)
Los clientes tienen una sección dedicada donde pueden:
- Visualizar la lista de documentos requeridos.
- Cargar los archivos solicitados (imágenes, PDF, etc.).
- Visualizar los archivos ya cargados, incluida la fecha de carga y una vista previa (si se trata de una imagen).
- Completar los campos textuales adicionales solicitados para ese documento.
5. Gestión lado administrador
En el panel de gestión de cada cliente, el administrador puede:
- Visualizar el estado de carga de todos los documentos.
- Descargar o visualizar los archivos cargados por el cliente.
- Modificar o reemplazar manualmente los documentos cargados.
- Visualizar y modificar los datos adicionales ingresados por el cliente.
Cómo se configura
La configuración del módulo está dividida en dos secciones principales:
1. Configuraciones Generales (Definición de documentos)
En esta sección se definen los documentos específicos que se desea solicitar.
| Campo | Descripción | Opciones disponibles |
|---|---|---|
| Nombre documento | El nombre que será mostrado al cliente (ej. "Licencia de conducir"). | Texto libre. |
| Modalidad carga | Define quién debe o puede cargar el documento. | Opcional, Requerido, Cargable solo por admins. |
| Solicitar ingreso datos | Activa campos textuales adicionales para asociar al archivo. | Sí/No (Checkbox). |
| ¿Qué datos deseas solicitar? | Si la opción anterior está activa, ingresa los nombres de los campos solicitados (ej. Fecha emisión, Lugar expedición). | Lista etiquetas separadas por coma. |
2. Configuraciones Área Cliente
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Mostrar sección en área cliente | Habilita o deshabilita el menú "Mis documentos" en el área reservada del cliente. |
| Texto introductorio | Un campo textual (que soporta formato) para proporcionar instrucciones o un mensaje de bienvenida en la sección documentos. |
| Hacer obligatorio cargar documentos | Si está seleccionado, obliga a cargar todos los documentos marcados como "Requerido" para acceso completo al área cliente. |
Integraciones automáticas
El módulo "Documentos clientes" se integra automáticamente con otras funcionalidades del sistema para mejorar la gestión de datos:
Visualización y filtros en Gestión Clientes
- Columna en listado clientes: Se añade una columna en la tabla general que indica rápidamente si el cliente ha cargado documentos (Sí/No).
- Filtros avanzados: Es posible filtrar la lista según el estado de carga de un documento específico. Por ejemplo, puedes buscar todos los clientes que "han cargado" o "no han cargado" el "Documento de Identidad".
- Resumen en perfil cliente: En la ficha resumen de cada cliente, se muestra un cuadro que indica si los documentos están "Cargados" o "No cargados".
Gestión Datos
- Limpieza automática: Cuando un registro cliente es eliminado del sistema, todos los documentos asociados cargados mediante este módulo son eliminados automáticamente para garantizar privacidad y liberar espacio.
Acceso vía API
El módulo expone funcionalidades API que permiten a sistemas externos:
- Agregar un documento: Cargar un documento para un cliente específico mediante llamada externa.
- Listar documentos: Obtener estado y detalles de todos los documentos de un cliente.
(Nota: El acceso API requiere conocimientos técnicos y suele utilizarse para integraciones personalizadas con software terceros.)
