La gestión de inventarios, es decir, la gestión del inventario è el conjunto de todas aquellas actividades que son capaces de contener los costos de gestión de las existencias manteniendo, sin embargo, un suministro de bienes que logra satisfacer todas las necesidades de los clientes.
En esencia, cuando la empresa no tiene las existencias adecuadas de bienes para satisfacer a todos, ocurre el out of stock, es decir, la ruptura de stock.
Esto lleva a perder clientes y a una disminución en la facturación.
Al contrario, cuando una empresa tiene exceso de inventario, los costos aumentan y se corre el riesgo de conservar la mercancía en el almacén durante demasiado tiempo y, por lo tanto, se corre el riesgo de que el producto se vuelva obsoleto.
El inventario é una recurso importante para la empresa en lo que respecta a la venta al por menor, la producción, la restauración y otros sectores que tienen que ver con grandes inventarios.
Cómo gestionar un inventario
La gestión del inventario, es un proceso que incluye el procesamiento de materias primas con la producción de productos y luego la ordenación, el almacenamiento y la venta del artículo terminado.
Saber cuándo reabastecer el inventario, cuánto es necesario comprar o producir, qué precio pagar y luego a qué precio vender se convierte en un proceso muy complejo para la empresa.
Las pequeñas empresas rastrean sus existencias manualmente determinando las cantidades a reordenar que están en riesgo de agotarse utilizando una hoja de Excel.
Las empresas más grandes, en cambio, utilizan software especializados para la gestión de un inventario.
Tipos de gestión del inventario
Según el tipo de actividad realizada, una empresa puede utilizar varios métodos de gestión del inventario.
Existen diferentes tipos de gestión del inventario, a saber:
- Gestión just-in-time: la producción just-in-time es un tipo de gestión que permite a las empresas ahorrar grandes cantidades de dinero y reducir los desperdicios conservando solo el inventario que necesitan para producir y vender los productos. Tiene sus aspectos positivos y negativos; los positivos son que se pueden reducir los costos de almacenamiento y liquidación y, por lo tanto, eliminar los excedentes. Los aspectos negativos, en cambio, si la demanda aumenta de manera imprevista, el productor podría no ser capaz de conseguir la mercancía que necesita para satisfacer la demanda;
- Planificación de la necesidad de materiales: esta tipología de gestión del inventario prevé la planificación de la necesidad de los materiales en función de las previsiones de venta;
- Pedido económico: Esta tipología se utiliza calculando el número de unidades que una empresa añade a su inventario con cada pedido, para poder reducir los costos totales de su inventario. El modelo de pedido económico busca garantizar que se ordene la cantidad adecuada de inventario para no tener desperdicios;
- Días de venta del inventario: esta tipología apunta al ratio financiero que indica el tiempo medio en días que una empresa tarda en transformar su inventario;
Por lo tanto, la gestión del inventario implica el control y la supervisión de las compras tanto por parte de los proveedores como por parte de los clientes, siempre controlando la cantidad de producto en venta y el cumplimiento de los pedidos.
¿Por qué es importante la gestión del inventario?
La gestión del inventario, para las empresas tiene un gran valor y sirve para favorecer la eficiencia y la operatividad de cualquier empresa.
Si es efectiva, la gestión de inventarios te ayuda a:
- Reducir costos;
- Optimizar la producción;
- Proporcionar un mejor servicio al cliente;
- Evadir pérdidas debido a robos, deterioro y devoluciones.
Ésta, te proporciona información sobre la situación financiera de una empresa, sobre los comportamientos y preferencias de los clientes, sobre las oportunidades de productos y negocios, sobre las tendencias actuales y futuras.
Ventajas de una gestión eficaz del inventario
Si el inventario se gestiona bien, aporta varias ventajas a la empresa, las cuales:
- Disminución de las ventas perdidas: cuando el inventario se cuida bien marcando todos los productos en stock y ordenando a tiempo los productos nuevos tendrán una buena organización del inventario y menos ventas perdidas;
- Mejorar la liquidez invertida: para tener éxito en la venta al por menor, es importante invertir comprando la cantidad adecuada de cada producto, suficiente para mantener las ventas y prevenir agotamientos de stock;
- Informes más precisos: cuando se cuidan los informes sobre los productos esenciales, los los valores de costo son más correctos y no hay desperdicios;
- Identificación de problemas más rápidamente: si mantienes constantemente un ojo en tu inventario, podrás identificar inmediatamente la mercancía faltante;
- Clientes satisfechos: si gestionas un inventario eficaz, proporcionarás un mejor servicio al cliente;
- Reabastecimiento eficiente: el reabastecimiento de mercancía será rápido y fácil si tus informes de inventario te indican qué productos están disponibles. Cuando trabajas con números de inventario correctos y se alcanza un límite umbral, podrás activar una nueva orden de compra para reabastecer tus mercancías y continuar vendiendo.
En conclusión, hablando en términos empresariales, gestión del inventario significa un stock efectivo, es decir, un stock en los niveles correctos, en el lugar correcto, en el momento correcto y al costo y precio adecuados.
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